Prosys

Business Intelligence (BI): “La solución tecnológica para su empresa”

Los escritores de ciencia ficción imaginaron hace ya mucho tiempo el concepto de inteligencia artificial , el que se representó como un ente racional no vivo que asemejaba algunas de las funciones básicas de los seres humanos, como por ejemplo la resolución de problemas y la toma de decisiones. Fue este concepto el que se convirtió en un gran sueño para muchos creadores de programas computacionales que quisieron llevar la utilidad de los computadores un paso más allá, logrando que estos pudieran ayudar a las empresas a escoger los mejores pasos a seguir en casos específicos, gracias a la enseñanza que nos deja el pasado representado en datos y estadísticas fehacientes y predictivas.

Acumulación = Desperdicio

No fue hace mucho tiempo en que la información y datos de las empresas se aglutinaban en cientos de papeles, carpetas y cajones, muchas veces perdiéndose y por sobre todo, evitando que se diera una utilidad estratégica a la cantidad de estadísticas y casos de los que eventualmente se pudiera obtener un aprendizaje.

La masiva entrada de los computadores y la modernización de todo el sistema tecnológico permitió poder almacenar toda la información pertinente en un solo lugar, sin embargo pese a la utilidad que aportaron las nuevas tecnologías, nació un problema aún mayor que instauró la interrogante del: ¿Que hacer con toda aquella información que estaba almacenándose cada vez con mayor ímpetu y rapidez en los discos duros?

Probablemente antes de 1996 resultaba impensable algún método que a partir de esos datos ya acumulados, una entidad “no humana” pudiera ejercer una toma de decisiones instantáneas, indicando los pasos más efectivos a seguir para resolver problemas típicos de una empresa, sin necesidad de estar revisando una y otra vez cientos de informes de caso para recién ahí sacar alguna conclusión y diseñar una estrategia.

Es en ese año cuando la empresa estadounidense Garner Group publicó un anunció que revolucionaría la forma de comprender y analizar los datos de una empresa para desarrollar estrategias de mercado. En este anuncio dictaba la necesidad de democratizar la información con un conjunto de estrategias denominadas como “Inteligencia de negocios”, en el inglés Business Intelligence más conocido como “BI”.

Un extracto de dicho escrito explica la relevancia que tendría el nuevo sistema:

“La clave para prosperar en un mercado competitivo es estar delante de la competencia. Tomar decisiones empresariales basadas en información precisa y actual necesita más que intuición. El análisis de los datos, informes y herramientas de consulta puede ayudar a los usuarios empresariales a navegar a través de un mar de datos para sintetizar la información valiosa que hay en cada uno de ellos…”

Ventajas de la Información

La información es la clave de nuestros tiempos para poder lograr una ventaja comparativa en el mercado, el problema ha sido que muchas veces esta no logra ser bien decodificada para separar aquella que no tiene utilidad con la que nos permita poder generar escenarios, reportes y pronósticos para el futuro de nuestra empresa. La idea principal del acumular información es que esta nos pueda ser de utilidad para la toma de decisiones, a partir de esta necesidad nace el concepto de la “inteligencia de negocios”

El BI es un conjunto de sistemas y metodologías que pueden ser enfocadas a diversas áreas de un negocio, tales como ventas, finanzas, marketing, etc. Estos programas lo que hacen en esencia, es transformar los datos existentes en su empresa en información valiosa y útil y a la vez esta información transformarla en conocimiento, el que indicará los cursos de acción más recomendables a seguir para la toma de decisiones.

En un nivel más técnico, podemos decir que este conjunto de metodologías, se traduce en la identificación, análisis, registro y presentación de tanto las amenazas como las oportunidades que influyen directamente a su empresa.

En lo concreto el BI se encarga de tomar todos los datos que han sido recopilados por una compañía en el transcurso de los años, luego de un proceso de análisis, adquiere habilidades a partir de las necesidades de esta, como por ejemplo, lograr que la empresa comprenda de mejor manera el mercado de su entorno directo. Además de esto, tiene la capacidad de tomar el “capital intelectual” de las personas que trabajan en la empresa para convertirlo en un recurso activo, para optimizar el beneficio que traerá este en el futuro.

Lo más importante es que el sistema de BI nos permite hacer predicciones y detectar errores de accionar, para así poder tomar decisiones de negocios a tiempo y así evitar consecuencias que podrían ser perjudiciales o nefastas para un negocio.

Un mar de beneficios

Las funciones que puede traer el sistema de Inteligencia de Negocios son múltiples y se presenta por una parte como una solución y por otra como una metodología a seguir, para que una empresa genere ventajas competitivas por sobre las demás mediante la obtención y análisis de diversos datos. La compañía moderna exige una oleada de requerimientos, los que pueden ser resueltos gracias al este sistema.

El concepto de “estacionalidad” se refiere a las diversas épocas del año y a su ingerencia en la venta de uno u otro producto, con BI podemos manipular la información histórica con la que contamos para así establecer tendencias que nos ayuden a aprovechar las propensiones de los consumidores/clientes con respecto a las diversas épocas del año. A su vez también podemos detectar bajo el mismo concepto, patrones comunes de compra según las diversas zonas en las que se expande su clientela.

Como ya hemos descrito anteriormente, una gran pérdida de tiempo y recursos en una empresa son las actividades de transformación de datos, especialmente cuando estos se realizan manualmente o sin los óptimos programas que permitan utilizar correctamente la tecnología de los computadores. El BI nos permite analizar grandes volúmenes de datos que proveerán un fácil acceso a la información sin desperdiciar valioso tiempo en actividades improductivas

Muchas empresas, especialmente aquellas que se encuentran constantemente en crecimiento, tienen el grave problema de no poder lograr una integración real entre departamentos pues la información que llega en esquema piramidal se pierde en el camino o simplemente es enviada indiscriminadamente a unos departamentos por sobre otros, inclusive muchas veces algunas secciones cuentan con datos sin actualizar lo que dificulta el trabajo con respecto a aquellas que cuentan con los datos fidedignos.

Todos estos problemas generan una suerte de “caos” entre los departamentos y conducen a la confusión generalizada que se traduce en la pérdida de tiempo y productividad. Para solucionar todos estos problemas la Inteligencia de Negocios nos permite tener y transmitir la mejor información relacionada con nuestro negocio y hacer llegar esta de forma ordenada y concreta a cada una de las secciones en base a actualizaciones constantes, para que cada uno de los estamentos de la empresa que lo necesiten cuenten con válidos informes comerciales (análisis de ventas) y financieros (rentabilidad), entre otros.

Es necesario poder contar con un correcto sistema de monitoreo acerca de la actividad operacional de la organización. Muchas veces no se sabe con certeza si los diferentes estamentos de la empresa están alcanzando los objetivos planeados o si se cumplen los tiempos agendados para la entrega de los productos o servicios, además del alcance de metas u objetivos. Una de las aplicaciones del software BI es la capacidad de enviar reportes periódicos para mantener informados a los organizamos encargados de supervisar todas estas acciones con el fin de detectar problemas a tiempo, para en base a estos, elaborar soluciones oportunas.

Indispensable para poder detectar y solucionar errores en el proceder de una compañía es saber el estado de evolución que tiene esta. Muchas veces se produce un estancamiento productivo y pueden pasar muchos meses antes de que este sea detectado. Para esto el BI ofrece un completo conocimiento de la evolución y funcionamiento de la empresa y a su vez del cliente para así poder tener claridad de cómo se proyectan los diversos negocios relacionados a través del tiempo.

Para los departamentos de comunicación especialmente, resulta complicado poder agilizar el proceso de distribución de información a toda la empresa, clientes y proveedores simultáneamente, con el sistema inteligente esto se puede realizar en un santiamén, agilizando trabajos que pueden resultar lentos y engorrosos.

Lo principal en el Business Intelligence es saber que se puede apresurar la toma de decisiones en base a estadísticas y datos concretos que muchas veces se pierden entre carpetas y papeles. El esquema que funciona en el mundo de los negocios exige cada vez más la capacidad de adaptación a un mundo cambiante y aplicar eficientemente la información que se encuentra disponible.

Ejemplo para un pequeño negocio

Imaginemos a un microempresario contratando los servicios de BI. Resultaría didáctico detallar la utilidad que tendría esta metodología para el negocio sencillo de “Don Juan”, quien trabaja un carro de comida rápida, vendiendo sus productos en diferentes puntos de la capital según el día de la semana que corresponda.

Don Juan, quien se instala en diferentes esquinas de Santiago, fabrica y vende los productos “completos”, “papas fritas” y “bebidas”. El primer paso para nuestro personaje, sería el de almacenar toda la información pertinente para su negocio en una base de datos simple instalada en su computador. En esta especificará la cantidad y tipo de productos que vende según días, ubicación y temporada estacional (verano, otoño, primavera e invierno).

Luego de haber ingresado esta información, el software de inteligencia de negocios lo ayudará a comprender como se comporta el mercado en el que se desenvuelve, y en base a esto definir las estrategias pertinentes para aumentar las utilidades de su negocio como por ejemplo:

- Crear una ruta perfecta, desechando ciertos puntos de venta e integrando nuevos. Para esto el software tomará en cuenta la información con respecto a los sectores en los que se trabaja y en cuales de estos se vende mayor cantidad de productos. Organizará los datos para determinar el comportamiento de los consumidores y con este deducir en que comunas, barrios o sectores específicos se gasta más dinero en este tipo de comida.

-Definir a que productos dar mayor prioridad en los distintos puntos de venta tomando en cuenta las preferencias de los consumidores según sector y horarios. Con esto podrá determinar la cantidad aproximada de productos que debe elaborar por día y sector. Además podrá definir productos o promociones según el comportamiento de los consumidores para diferentes periodos del día.

-Definir estrategias de publicidad según la estación del año, y además conocer las preferencias de los consumidores acorde a estas. En base a esto encontrar la forma de llamar la atención según temporada, por ejemplo agregar el producto “Helados” durante el verano y agregar el producto “Bebidas Calientes” Durante el invierno.

-Puede promocionar sus productos según la información que le entrega el BI, para saber en que sectores falta información sobre su negocio a la comunidad. Con esto puede diseñar una estrategia de marketing acorde a su presupuesto como por ejemplo la entrega de volantes en los sectores más concurridos cercanos a su negocio (universidades, centros comerciales, etc)

Saliendo de lo obvio

Pese a que quizás Don Juan puede intuir las estrategias a seguir dadas las características de su pequeño negocio, para una gran empresa que desarrolla varias actividades en diversos escenarios y con multiplicidad de clientes tipo, el poder escoger que camino tomar para crear la mejor estrategia es mucho más difícil que para Don Juan, pues requiere del análisis de miles de datos almacenados muchas veces segmentados en departamentos diferentes muchas veces en otras sedes, ciudades o países.

El programa funciona para cualquier tipo de empresa desde las PYMES hasta las multinacionales. Por ejemplo para todas las compañías del sector retail (multitiendas), las que trabajan con extensas bases de datos con información personal y tarjetas de crédito resulta sumamente fructífero trabajar con un software de BI. Este analiza la gran cantidad de datos almacenados en todas sus sucursales, les dicta las mejores alternativas para aprovechar sus recursos e información en su máxima capacidad.

Estos grandes conglomerados pueden tener a su disposición predicciones asertivas acerca de los clientes tipo a los que se van a dirigir, para poder pronosticar la cantidad de stock del que se van a suplir en las diferentes sucursales y estaciones del año, además de contar con un estimado de ventas para evitar el sobre abastecimiento y calcular con ecuanimidad todos los recursos para inversión.

También pueden contar con la información fehaciente que les indique a quienes y de que manera pueden dirigir la publicidad de sus productos y servicios, basándose directamente en el porcentaje de consumidores que requieren tal o cual producto.

La inteligencia de negocios es un sistema eficaz que está siendo utilizado por diversas empresas en todos los rubros ya que aumenta la capacidad de predecir el futuro para los negocios, es por esto que es probablemente la implementación tecnológica necesaria para superar a la cada vez más adversa competencia.

Debido a que el Business Intelligence puede resultar muy costoso para una pequeña o mediana empresa, existen otras modalidades como por ejemplo el Sistema BI Open Source, que es infinitamente más económico y los resultados pueden ser tan satisfactorios como los diseñados para los grandes conglomerados.

Como empresa estamos capacitados para ofrecer distintas modalidades de BI, por lo que cualquier duda acerca de nuestros servicios o del sistema en general, no dude en escribirnos a info@prosys.cl .